Comment on ça s’organise ?

Les acteurs de l’organisation

Il y a des postes clés identifiés :

• Coordinateur : qui connaît le fonctionnement global et qui s’assure que tout est fait dans les temps. Il lance les réunions, fait des rappels (suivi des tâches).
  • Ce poste peut être divisé, notamment pour la coordination des réceptions de commandes entre J-1 et J-3, qui peut représenter du travail.
• Référent producteur :
  • Avant la commande des adhérents :
    • Prendre contact avec le producteur pour connaître les références / les tarifs (produits et frais de port) et les communiquer au référent « plateforme »
  • Après la commande des adhérents :
    • Transmettre la liste des produits commandés au producteur (si des références ne sont finalement plus présentes, on ne les prend pas – pas de remplacement par autre chose) ;
    • S’assurer que la livraison arrivera bien entre J~1 et J~3 avant la distribution (faire le suivi de la livraison si besoin) ;
  • Après la distribution :
    • Réception de la facture, la transmettre au comptable, l’archiver.
• Référent plateforme : prépare la plateforme/site internet (nous avions choisi CoopCircuits), met les produits en ligne, s’assure que ça va fonctionner
• Référent Comptabilité : encaisse les chèques le jour de la distribution, règle les factures des producteurs et fait un bilan de la distribution.

Déroulement d’une commande

Note : J = jour de distribution

On commence par faire une réunion pour décider qui fait quoi, quel producteur on met dans la prochaine distribution, on planifie la date de distribution et, de là, découlent les autres échéances :

Les référents producteurs vont vers leurs producteurs, demandent la liste des produits ainsi que les prix, le stock si petite quantité, le franco de port, et ils donnent ça aux référents de plateforme.

Le référent de la plateforme (ici CoopCircuits) entre les informations récoltées sur celle-ci, pour préparer la « boutique en ligne éphémère ».

Ouverture de la boutique en ligne : les adhérents ont 15 jours pour faire leurs courses sur la plateforme. Il leur est stipulé le lieu et la date de distribution des commandes pour qu’ils se rendent disponibles (ou aient l’occasion de s’arranger avec quelqu’un). La capacité de retrait de la commande le jour de la distribution est un impératif.

Quand c’est terminé, le référent de la plateforme extrait 2 tableaux :

• Le « total par adhérent » qui servira le jour de la préparation des commandes et le jour de la distribution pour encaisser les chèques ;
• Le « total par producteur » qu’il transmet aux référents producteur pour qu’ils passent commande ;
  • Si nous n’atteignons pas le franco de port pour un producteur, alors la décision est prise de prendre en charge les frais de port sur les 2% de marge que prend l’association sur les achats, ou de ne rien commander chez ce producteur ;
  • Le référent producteur demande une livraison à J-3, J-2 ou J-1 (en essayant de se mettre d’accord collectivement sur un moment à privilégier).

J-15 : le coordinateur de la réception demande les disponibilités de chacun pour planifier les permanences sur le lieu de réception.

Entre J-3 et J-1, on constitue des équipes pour réceptionner les commandes et on en profite pour valider les bons de livraison (il faut qu’ils soient en adéquation avec les bons de commande).

J-1 : en fin de journée, on se retrouve pour préparer les commandes, faire des « tas » avec les produits de chacun + leur nom.

Jour J : 1h30 de RDV, souvent le samedi matin, où tout le monde vient payer sa commande et repart avec.

J+1 : Le référent comptable encaisse les chèques le plus rapidement possible pour avoir la trésorerie pour payer les factures des producteurs dans les 30 jours légaux.

J+20 Le référent comptable vérifie le bon paiement des factures.

J+X Réunion de debriefing + apéro, parce qu’il ne faut pas se voir que pour décharger des cartons…

A noter que l’association prend 2% de marge sur les produits (pour absorber la casse / les problèmes de commande / les frais de port éventuels / le paiement de la plateforme). Nous demandons donc de ne pas pré-remplir le chèque pour le jour de la distribution, d’autant plus qu’il est possible qu’il y ait des ruptures de stock qui ne seront pas facturées. Des ajustements de dernière minute peuvent être faits (toujours à la baisse).

La différence avec un GASE

A la différence d’un GASE (groupement d’achats service épicerie), nous n’avons pas de pas de porte (pas de local à gérer), de permanence, de gestion de stock, d’inventaire. Ce sont des commandes ponctuelles. Le groupe à l’initiative du groupement d’achats des marais a l’expérience d’un groupement d’achats qui fonctionne avec 2 commandes par an. Les produits sont préalablement sélectionnés par les adhérents ; la livraison s’effectue à J-3 max de la « distribution » ; le jour J, tous les produits sont distribués. Nous pensons que ce mode de consommation est plus adapté à un service rural, péri-urbain.